Best Job Scopes وظائف شاغرة وفرص عمل في لبنان والشرق الأوسط
Vacancy in USA: Logistic Assistant – Panamá
Location:
- Darien, Panama
Job Description:
The Logistics Assistant supports the daily management of logistics-related activities, including purchasing, distribution, asset management, and routine checks, contributing to efficient and effective logistics operations strategies.
General Responsibilities:
- Ensure adherence to NRC policies, tools, manuals, and guidelines.
- Assist in the implementation of logistics functions in line with the Action Plan.
- Provide logistics administration and basic support.
- Prepare and develop status reports as required by management.
- Ensure proper filing of documents.
- Ensure proper submission of all supporting documents.
- Assist in planning and delivering logistics activities.
- Maintain logistics records, suppliers, and equipment.
- Promote and share ideas for improving logistics functions.
- Perform other tasks as assigned by the Line Manager.
Specific Responsibilities:
Purchases:
- Assist in market studies and provide estimated pricing.
- Ensure the proper completion of purchasing documents according to document management requirements (offer documents, meeting minutes, and receipt notes).
- Manage and follow up on all purchasing documentation, such as purchase requests, quotes, offer analysis, minutes, and contracts/agreements/purchase orders, ensuring they are signed/approved before entering into a contract with suppliers.
- Prepare hard copies of the purchase file along with payment documents and send them to Finance.
- Verify the accuracy of invoices against orders/contracts/agreements and follow up on partial deliveries.
- Ensure proper documentation for goods ordered and received from abroad.
- Responsible for marking all newly purchased NRC assets and registering them in AR and Agresso before dispatching them to any local office in Colombia.
- Enter required purchase data into the Agresso purchase system.
- Handle low-value purchases according to program needs.
- Manage the logistics required for cash transfers requested by the program.
- Participate in supplier evaluations and assist the support lead with updating the Supplier Database.
Warehouses / Assets:
- Ensure proper storage and stock rotation, as well as adequate structural maintenance of warehouses to keep all stocks in good condition.
- Ensure that only authorized personnel enters the warehouse and receives supplies or materials.
- Supervise the packing, loading, and unloading of materials.
- Ensure compliance with safety regulations for handling operations in warehouses.
- Report any loss, damage, or discrepancy.
- Ensure the timely and efficient shipment and receipt of goods.
- Maintain accurate stock records and controls.
- Organize local labor to facilitate timely and efficient receipt and dispatch of goods.
- Assist the support lead in preparing and presenting appropriate backup documents.
- Support and train warehouse assistants and local employees as needed.
- Physically count all inventory, inventory items, and assets at least twice a year and document results in the inventory report with notes in the Asset Register or Warehouse Inventory Report.
- Maintain records of Receipt Notes and Distribution Lists and manage payments to suppliers and warehouse exit justifications based on these documents.
- Prepare documents for contract payments.
Qualifications:
Professional Competencies:
- Previous experience through internships, university practices, or similar roles.
- Experience working in logistics functions in humanitarian contexts.
- Proven experience in complex and changing contexts.
- Demonstrable experience related to job responsibilities.
- Basic knowledge of English.
Specific Skills, Knowledge, and Contextual Experience:
- Studies or ongoing studies in Business Administration, Logistics Administration, International Business, or related fields.
- Some experience in support management, preferably in humanitarian contexts.
- Knowledge in Supply Chain Management.
- Proficiency in MS Office tools (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Behavioral Competencies:
- Ability to manage unsafe environments.
- Ability to plan and achieve results.
- Empower and build trust.
- Communicate effectively and respectfully.
About NRC:
The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organization that helps people forced to flee.
Join us in assisting millions in areas where others cannot, addressing some of the world's most dangerous and complex crises. Bring your skills and dedication to an organization known for providing high-quality aid and defending the rights of refugees and internally displaced persons.
At NRC, we give responsibility to employees at all levels and encourage professional growth and innovative teamwork. You can expect a supportive culture and open dialogue with management. We are committed to diversity, equity, and inclusion.
Together, we save lives and rebuild futures.
Safeguarding Policy:
Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:
- Treat everyone with respect and dignity.
- Contribute to building a safe environment for all.
- Never engage in any form of exploitation, harassment, specifically sexual exploitation, abuse, or sexual harassment (SEAH).
- Always report. NRC has a zero-tolerance policy for inaction against exploitation, abuse, and SEAH.
How To Apply ?
وظيفة شاغرة في أميركا: مساعد لوجستي – بنما
الموقع:
- دارين، بنما
وصف الوظيفة:
يدعم مساعد اللوجستيات الإدارة اليومية للأنشطة المتعلقة باللوجستيات، بما في ذلك المشتريات، التوزيع، إدارة الأصول، والتحقق الروتيني، مما يساهم في استراتيجيات التشغيل الفعّالة والفعّالة للوجستيات.
المسؤوليات العامة:
- ضمان الالتزام بسياسات وأدوات وكتيبات وتعليمات NRC.
- المساعدة في تنفيذ وظائف اللوجستيات وفقًا لخطة العمل.
- توفير الإدارة اللوجستية والدعم الأساسي.
- إعداد وتطوير تقارير الحالة كما هو مطلوب من الإدارة.
- ضمان الأرشفة الصحيحة للوثائق.
- ضمان تقديم جميع الوثائق الداعمة بشكل صحيح.
- المساعدة في تخطيط وتنفيذ الأنشطة اللوجستية.
- الحفاظ على سجلات اللوجستيات والموردين والمعدات.
- تعزيز ومشاركة الأفكار لتحسين وظائف اللوجستيات.
- أداء المهام الأخرى كما هو موكّل من قبل المدير المباشر.
المسؤوليات الخاصة:
المشتريات:
- المساعدة في الدراسات السوقية وتقديم تقديرات الأسعار.
- ضمان إتمام المستندات الخاصة بالمشتريات بشكل صحيح وفقًا لمتطلبات إدارة الوثائق (وثائق العروض، محاضر الاجتماعات، ملاحظات الاستلام العامة).
- إدارة ومتابعة جميع الوثائق المتعلقة بالمشتريات مثل طلبات الشراء، طلبات العروض، تحليل العروض، المحاضر والعقود/الاتفاقات/طلبات الشراء، والتأكد من توقيعها/الموافقة عليها قبل التعاقد مع الموردين.
- إعداد نسخ ورقية من ملف المشتريات مع مستندات الدفع وإرسالها إلى قسم المالية.
- التحقق من دقة الفواتير مقابل الطلبات/العقود/الاتفاقات ومتابعة التسليمات الجزئية.
- ضمان توثيق السلع المطلوبة والمستلمة من الخارج بشكل صحيح.
- مسؤول عن وضع العلامات لجميع الأصول التي تم شراؤها حديثًا من قبل NRC وتسجيلها في AR و Agresso قبل إرسالها إلى أي مكتب محلي في كولومبيا.
- إدخال البيانات المطلوبة في نظام المشتريات Agresso.
- التعامل مع المشتريات الصغيرة وفقًا لاحتياجات البرنامج.
- إدارة الأنشطة اللوجستية المطلوبة لتحويل الأموال التي يطلبها البرنامج.
- المشاركة في تقييم الموردين ومساعدة قائد الدعم في تحديث قاعدة بيانات الموردين.
المستودعات / الأصول:
- ضمان التخزين الصحيح وتدوير المخزون، بالإضافة إلى الصيانة الهيكلية المناسبة للمستودعات للحفاظ على جميع المخزونات في حالة جيدة.
- التأكد من أن الأشخاص المخولين فقط يدخلون إلى المستودع ويستلمون الإمدادات أو المواد.
- الإشراف على التعبئة، التحميل، والتفريغ لجميع المواد.
- ضمان الامتثال لإجراءات السلامة الخاصة بعمليات المناولة في المستودعات.
- الإبلاغ عن أي فقدان أو ضرر أو تباين.
- ضمان شحن واستلام البضائع بشكل فعال وفي الوقت المحدد.
- الحفاظ على سجلات دقيقة للمخزون والسيطرة عليها.
- تنظيم العمل المحلي لتسهيل استلام وإرسال البضائع بشكل فعال وفي الوقت المناسب.
- المساعدة في إعداد وتقديم المستندات الداعمة.
- دعم وتدريب مساعدي المستودعات والموظفين المحليين حسب الحاجة.
- العد الفعلي لجميع المخزونات، العناصر والأصول المخزنة مرتين في السنة على الأقل وتوثيق النتائج في تقرير الجرد مع ملاحظات في سجل الأصول أو تقرير جرد المستودعات.
- الحفاظ على سجلات ملاحظات الاستلام وقوائم التوزيع وإدارة المدفوعات للموردين وتبرير الخروج من المخزن بناءً على هذه السجلات.
- إعداد المستندات اللازمة لدفع عقود الموردين.
المؤهلات:
المهارات المهنية:
- تجربة سابقة من خلال التدريب الداخلي أو ممارسات الجامعات أو وظائف مشابهة.
- خبرة عمل في وظائف اللوجستيات في سياقات العمل الإنساني.
- خبرة مثبتة في العمل في بيئات معقدة ومتغيرة.
- خبرة قابلة للتوثيق تتعلق بمسؤوليات الوظيفة.
- معرفة أساسية باللغة الإنجليزية.
المهارات المحددة، المعرفة، والخبرة في السياق:
- دراسات أو دراسات مستمرة في إدارة الأعمال، إدارة اللوجستيات، الأعمال الدولية أو مجالات ذات صلة.
- بعض الخبرة في إدارة الدعم، ويفضل في السياقات الإنسانية.
- معرفة في إدارة سلسلة التوريد.
- إلمام بأدوات Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
الكفاءات السلوكية:
- القدرة على التعامل مع بيئات غير آمنة.
- القدرة على التخطيط وتحقيق النتائج.
- تمكين وبناء الثقة.
- التواصل الفعّال والمحترم.
عن منظمة NRC:
الهيئة النرويجية للاجئين (NRC) هي منظمة إنسانية عالمية تساعد الأشخاص الذين اضطُروا إلى الفرار.
انضم إلينا في مساعدة الملايين من الأشخاص في الأماكن التي لا يستطيع الآخرون الوصول إليها، ومعالجة بعض من أخطر وأصعب الأزمات في العالم. جلب مهاراتك واهتمامك للعمل في منظمة معروفة بتقديم المساعدات عالية الجودة والدفاع عن حقوق اللاجئين والنازحين داخليًا.
في NRC، نمنح المسؤولية لجميع الموظفين على جميع المستويات ونشجع النمو المهني والعمل الجماعي المبتكر. يمكنك توقع ثقافة داعمة وحوار مفتوح مع الإدارة. نحن ملتزمون بالتنوع والمساواة والشمول.
معًا، ننقذ الأرواح ونبني المستقبل.
سياسة حماية الطفل:
تعتبر الحماية جزءًا أساسيًا من عمل NRC. نتوقع من جميع الموظفين:
- معاملة الجميع بالاحترام والكرامة.
- المساهمة في بناء بيئة آمنة للجميع.
- عدم الانخراط في أي نوع من الاستغلال، التحرش، وتحديدًا الاستغلال الجنسي، والإساءة، والتحرش الجنسي (SEAH).
- دائمًا الإبلاغ. لدى NRC سياسة عدم التسامح مطلقًا مع التقاعس عن العمل ضد الاستغلال والإساءة وSEAH.
كيفية التقديم؟
