وظائف في لبنان لدى منظمة Care: مطلوب مساعدين/ت إداريين (Admin Assistant)

فرص عمل في لبنان لدى منظمة CARE: مطلوب مساعد/ة إداري/ة

قطاع التدخل: التنمية

آخر مهلة للتقديم: الأحد 2 مارس 2025

نوع العقد: دوام كامل

مدة الوظيفة: 3 أشهر قابلة للتجديد

الراتب: وفقاً لِمقياس الرواتب في CARE

نطاق الراتب: بين 800 و 1200 دولار أمريكي شهريًا

درجة التعليم: بكالوريوس

المؤهلات المطلوبة:

• خبرة بين سنة وسنتين في العمل الإداري، ويفضل أن تكون في المنظمات غير الحكومية.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية بطلاقة.
• المعرفة بلغة أخرى تعتبر ميزة إضافية.
• يفضل أن يكون المتقدم قد حصل على درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو أي مجال ذي صلة.

المهام والمسؤوليات:

1. المهام الإدارية (50% من الوقت):

• فحص جميع الموظفين والمستشارين المستقلين، والحفاظ على النسخ الإلكترونية والورقية.
• متابعة تقديم نماذج الحضور (PAR) وجداول الوقت من الموظفين لضمان التزامهم بالموعد المحدد.
• مراقبة إجازات المرض والغياب والإجازات التعويضية وإبلاغ المدير المباشر بذلك.
• إعداد وتحديث جداول الحضور الشهرية وتتبع الإجازات والغيابات.
• المساعدة في تدقيق أو فحص سجلات الحضور في حالة حدوث أي تفتيش أو تدقيق.

2. إدارة المكتب (35% من الوقت):

• تقييم احتياجات المكتب والإشراف على تركيب المعدات والإمدادات المكتبية.
• إصدار طلبات الشراء لصيانة المكتب وتزويده باللوازم المكتبية اللازمة.
• مراقبة المساحات المشتركة في المكتب مثل غرف الاجتماعات والحمامات، وضمان نظافتها وجاهزيتها للاستخدام في جميع الأوقات.
• إرشاد الموظفين الجدد حول مكان المكتب وتحضير مكتبهم باللوازم اللازمة مثل الأقلام، الأوراق، الكمبيوترات، وأي معدات مكتبية أخرى.

3. مهام الاستقبال (15% من الوقت):

• استقبال الزوار والترحيب بهم وتوجيههم إلى الموظف المعني أو الغرفة المطلوبة.
• الرد على المكالمات الهاتفية بطريقة إيجابية واحترافية، وتحويلها إلى الشخص المناسب في حال الحاجة.

المؤهلات المطلوبة:

• درجة بكالوريوس في أحد التخصصات مثل إدارة الأعمال، أو الموارد البشرية، أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة عملية من سنة إلى ثلاث سنوات في العمل الإداري، ويفضل في المنظمات غير الحكومية أو المنظمات الأكاديمية أو الهيئات العامة التي تركز على قضايا الحماية وتمكين المرأة.
• مهارات تواصل قوية، مع قدرة على العمل ضمن فريق متعدد التخصصات.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office بشكل متقدم.

الفوائد:

• التأمين الصحي والاجتماعي.
• بدل نقل.
• إمكانية تجديد العقد بناءً على التقييم والأداء في نهاية الفترة.

كيفية التقديم:

• لإرسال طلبك، يُرجى إرسال سيرتك الذاتية المحدثة عبر البريد الإلكتروني: recruitment@careliban.org.
• يُرجى التأكد من ذكر “مساعد إداري” في موضوع الرسالة.

CARE International في لبنان هي منظمة توظف على أساس المساواة وتلتزم بحماية الأطفال من الاستغلال والإساءة.

---

Job Opportunities in Lebanon: Admin Assistant at CARE

Sector of Intervention: Development

Application Deadline: Sunday, March 2, 2025

Contract Type: Full-time

Job Duration: 3 months, renewable

Salary: As per CIL Salary Scale

Salary Range: Between $800 and $1200 USD per month

Education Level: Bachelor's Degree

Required Qualifications:

• 1 to 2 years of relevant administrative experience, preferably in NGOs.
• Fluency in both Arabic and English is required.
• Knowledge of additional languages is considered an asset.
• Preferably, a background in Business Administration, Human Resources, or a related field.

Job Responsibilities:

1. Administrative Tasks (50% of the time):

• Vet all staff and independent consultants, maintain both soft and hard copies.
• Follow up on timely submission of PAR and timesheets by staff.
• Monitor sick leaves, holidays, compensatory leaves, and report to the supervisor and higher management.
• Prepare and update monthly timesheets and track leaves.
• Assist with audits or inspections regarding timesheets.

2. Office Management (35% of the time):

• Assess office needs and oversee the installation of office equipment, supplies, and utilities (stationary, photocopier, furniture, etc.).
• Issue Purchase Requests for office maintenance and replenishment of supplies and stationery.
• Monitor shared spaces in the Beirut office and ensure they are clean and ready for use in coordination with cleaners.
• Assist new joiners with office orientation and desk setup.

3. Receptionist Tasks (15% of the time):

• Greet visitors and direct them to the appropriate staff/room.
• Answer calls with a positive attitude and refer them to the appropriate personnel.

Required Qualifications:

• Bachelor's Degree in Business Administration, Finance, Human Resources, or a related field.
• 1-3 years of relevant administrative experience, especially in NGOs, academic organizations, or public agencies focused on protection and gender.
• Strong communication skills and ability to work within a multidisciplinary team.
• Proficiency in Microsoft Office applications.

Benefits:

• Social security and health insurance.
• Transport allowance.
• Contract extension based on performance reviews.

How to Apply:

• To apply, please send your updated resume to recruitment@careliban.org.
• Please mention “Admin Assistant” in the subject line of your email.

CARE International in Lebanon is an Equal Opportunity Employer and adheres to the protection from sexual exploitation and abuse policies.

---